L’essentiel
- Une preuve compte si l’auditeur peut la vérifier. Quatre qualités l’y aident, la forme importe peu.
- Un dossier par indicateur, et chaque pièce rangée une seule fois.
- L’auditeur choisit les actions qu’il examine : chacune doit avoir ses preuves.
- Les exemples de preuves du guide de lecture ne sont pas une liste à cocher : l’auditeur apprécie la mise en œuvre, en proportion de la formation.
Ce qui rend une preuve vérifiable
Conventions et émargements, courriels, comptes rendus, questionnaires remplis, exports de plateforme, captures d’écran datées : la forme compte moins que ces quatre qualités.
Classer par indicateur
Un dossier par indicateur, avec des exemples tirés de plusieurs prestations, permet de répondre vite à l’auditeur. Un même élément peut attester de plusieurs indicateurs s’il est pertinent : rangez-le une fois et référencez-le ailleurs plutôt que de le dupliquer.
Guide de lecture du référentiel national qualité (nouvel onglet)Une convention de nommage suffit à retrouver une pièce en quelques secondes : numéro d’indicateur, type de preuve, date. Par exemple : IND04_questionnaire-prealable_2026-03.pdf.
Les pièges
- Des documents sans date ni auteur.
- Des exemples toujours tirés de la même formation : l’auditeur choisit son échantillon.
- Des modèles vierges présentés comme preuves de mise en œuvre.
- Des preuves produites juste avant l’audit, sans historique.
Questions fréquentes
Combien de temps conserver mes preuves ?
Le référentiel ne fixe pas de durée. Garder les preuves du cycle de certification en cours (3 ans) permet de répondre à chaque audit ; d’autres obligations, comptables notamment, imposent leurs propres durées.
Relu par un auditeur Qualiopi en exercice