L’essentiel
- Le certificateur demande une liste de pièces fixée par arrêté avant de proposer une date.
- L’audit ne démarre que si au moins une action a été mise en œuvre dans chaque catégorie d’actions demandée.
- L’auditeur choisit les actions qu’il examine et ne les annonce qu’à l’ouverture de l’audit.
- Une preuve absente le jour de l’audit fait l’objet d’une non-conformité.
Les pièces à réunir
Le certificateur recueille ces éléments avant l’audit :
Au contrat, l’organisme joint une déclaration sur l’honneur. Elle atteste qu’il n’a pas de contrat de certification avec un autre certificateur pour ces catégories, et qu’il n’a pas subi de refus ou de retrait de certification depuis moins de 3 mois. Une fausse déclaration peut entraîner le refus de la certification.
Arrêté du 6 juin 2019, article 1 bis (nouvel onglet)Quand l’audit peut avoir lieu
L’audit ne démarre qu’après la mise en œuvre d’au moins une action dans chaque catégorie d’actions demandée. Le certificateur propose une date sous 30 jours, une fois le contrat et les pièces reçus. Pour un nouvel entrant, neuf indicateurs ne demandent à ce stade qu’un processus formalisé, et pour certains déjà en place, comme les veilles ou le réseau handicap.
Le cycle d’audit QualiopiL’audit initial dure au moins une journée, davantage selon votre chiffre d’affaires, vos catégories d’actions et vos sites.
Calculer la durée de votre auditLe jour de l’audit
Le dirigeant, ou un salarié en emploi permanent qu’il mandate, doit être présent. Seuls le dirigeant et les salariés permanents qu’il mandate participent à l’audit. Au démarrage, ils justifient de leur identité et de leur qualité auprès de l’auditeur.
Arrêté du 6 juin 2019, article 1 (nouvel onglet)L’audit combine des entretiens, une vérification documentaire et, le cas échéant, notamment sur site, des observations. L’auditeur peut prendre les indicateurs dans un autre ordre que leur numérotation, selon les liens entre eux.
Guide de lecture du référentiel national qualité (nouvel onglet)L’auditeur examine un échantillon d’actions de chaque catégorie, représentatif de votre activité, et ne le communique qu’à la réunion d’ouverture.
Arrêté du 6 juin 2019, article 1 bis (nouvel onglet)Une preuve absente le jour de l’audit fait l’objet d’une non-conformité. L’échantillon n’étant connu qu’à l’ouverture, chaque action doit pouvoir montrer ses preuves.
Arrêté du 6 juin 2019, article 1 bis (nouvel onglet)Pour qu’une preuve se vérifie facilement, elle est datée, attribuable, et rattachée à une action réelle.
Constituer ses preuves QualiopiAprès l’audit
Le certificateur vous notifie les conclusions de l’auditeur. Une non-conformité mineure se corrige en 6 mois. Une majeure se corrige en 3 mois, et aucune certification n’est délivrée tant qu’elle reste ouverte.
Le cycle d’audit QualiopiSources et références réglementaires
- Arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit, version en vigueur (nouvel onglet)
- Guide de lecture du référentiel national qualité, V10, novembre 2026 (nouvel onglet)
Questions fréquentes
Combien de temps à l’avance faut-il se préparer ?
Aucun texte ne fixe de délai. Le calendrier dépend de trois choses : le temps de mettre en œuvre au moins une action dans chaque catégorie demandée, celui d’en garder les preuves pour chaque indicateur applicable, et les 30 jours dont dispose le certificateur pour proposer une date.
Que faire après un refus de certification ?
Une nouvelle demande sur la même catégorie d’actions n’est possible que 3 mois après le refus. Vous indiquez alors au certificateur les non-conformités relevées et démontrez qu’elles sont résolues.
Relu par un auditeur Qualiopi en exercice