L’essentiel
- Une certification vaut 3 ans. Elle passe par trois audits : l’audit initial, la surveillance entre le 14e et le 22e mois, et le renouvellement avant l’échéance.
- L’audit initial et le renouvellement ont lieu dans vos locaux, ou dans un lieu convenu si vous n’avez pas de locaux dédiés (pas pour un CFA). La surveillance se fait à distance, sauf dans six cas.
- Une non-conformité mineure se corrige en 6 mois. Une majeure se corrige en 3 mois, faute de quoi la certification est refusée ou suspendue.
- 17 indicateurs ne donnent lieu qu’à des non-conformités majeures. Les 16 autres sont gradués.
Les trois audits du cycle
La certification est délivrée pour trois ans (article R. 6316-2 du Code du travail).
Article R. 6316-2 du Code du travail (nouvel onglet)| Audit | Quand | Où | Ce que l’auditeur vérifie |
|---|---|---|---|
| Initial | À une date que le certificateur propose sous 30 jours, une fois le contrat et les pièces reçus | Dans vos locaux, ou dans un lieu convenu si vous n’avez pas de locaux dédiés (pas pour un CFA) | Tous les indicateurs applicables. L’audit ne démarre que si au moins une action a été mise en œuvre dans chaque catégorie d’actions demandée. |
| Surveillance | Entre le 14e et le 22e mois après l’obtention de la certification | À distance, sauf dans les cas ci-dessous | Au minimum : les indicateurs en non-conformité à l’audit initial, les indicateurs majeurs applicables, les indicateurs 1, 17 et 19, le 9 pour la formation à distance, le 3 pour les organismes concernés, et l’affichage du certificat (son absence est une non-conformité majeure). |
| Renouvellement | Avant l’échéance du certificat, assez tôt pour lever une éventuelle non-conformité majeure | Comme l’audit initial | Tous les indicateurs applicables, comme à l’audit initial, et les actions correctives décidées après la surveillance. |
La fenêtre de surveillance court à partir de l’obtention de la certification, dont la date de début de validité figure sur votre certificat. Cette date suit la décision de certification, plus tard si une non-conformité majeure doit d’abord être levée. Le calculateur part de la date de l’audit initial : sa fenêtre s’ouvre et se ferme un peu plus tôt que la vraie, et le début de celle qu’il affiche peut tomber avant le 14e mois réel.
Calculer vos dates d’auditUn nouvel entrant est un organisme dans sa première année d’activité, ou qui commence une nouvelle catégorie d’actions. Pour lui, l’audit initial vérifie que les processus des indicateurs 2, 3, 11, 13, 14, 19, 24, 25 et 26 sont formalisés et, pour certains, déjà en place (veilles, réseau handicap). Leur mise en œuvre effective est vérifiée à la surveillance, qui porte alors sur tous les indicateurs applicables et se fait sur site.
Arrêté du 6 juin 2019, article 1 bis (nouvel onglet)Si le certificateur rend sa décision de renouvellement après l’échéance, l’organisme n’est plus certifié entre ces deux dates, même quand l’audit a eu lieu avant. Le certificateur le retire de la liste publique, et le nouveau certificat ne court qu’à partir de la décision.
Arrêté du 6 juin 2019, article 3 (nouvel onglet)Quand la surveillance a lieu sur site
L’audit de surveillance se fait à distance, sauf dans ces cas :
- un signalement reçu par le certificateur selon ses règles de réclamation ;
- une analyse de risque issue de l’audit précédent qui le justifie ;
- un organisme multi-sites dont le certificateur choisit d’auditer un ou plusieurs sites sur place, pour l’une de ces deux raisons ;
- un organisme audité comme nouvel entrant à l’audit initial ;
- un organisme qui réalise des actions de formation par apprentissage ;
- votre propre demande.
Durée des audits
La durée d’un audit se calcule selon le barème de l’article 4 de l’arrêté du 6 juin 2019, qui dépend de votre chiffre d’affaires de formation, des catégories d’actions certifiées et du nombre de sites échantillonnés. Avant les majorations par catégorie d’actions et par site, la durée de base va d’une demi-journée (surveillance, chiffre d’affaires sous 150 000 €) à une journée et demie (audit initial ou renouvellement, à partir de 750 000 €). Pour un nouvel entrant, la surveillance dure une demi-journée de plus, ou une journée de plus s’il fait de l’apprentissage ou atteint 750 000 €.
Arrêté du 6 juin 2019, article 4 (nouvel onglet)Le calculateur donne la durée de votre audit.
Calculer la durée de votre auditJusqu’au 31 décembre 2026, un organisme déjà certifié, ou dont l’audit initial était programmé avant le 1er novembre 2026, peut être audité dans les conditions du 31 octobre 2026 : ancien référentiel à 32 indicateurs et ancien barème de durée. Le calculateur indique cette durée quand elle diffère.
Le nouveau référentiel et ses datesNon-conformités mineures et majeures
Pour un indicateur gradué, une non-conformité mineure est relevée quand l’attendu est respecté en partie. Une majeure peut être prononcée quand il ne l’est pas du tout.
Guide de lecture du référentiel national qualité (nouvel onglet)Dix-sept indicateurs ne peuvent donner lieu qu’à des non-conformités majeures, même quand l’attendu est respecté en partie : 4, 5, 6, 7, 10, 11, 14, 15, 16, 20, 21, 22, 26, 27, 29, 31 et 32. Les seize autres, dont le 33, sont gradués.
Arrêté du 6 juin 2019, article 5 (nouvel onglet)Délais, à compter de la notification des non-conformités
| Non-conformité mineure | Non-conformité majeure | |
|---|---|---|
| Correction | Plan d’action remis dans le délai fixé par le certificateur, mis en œuvre sous 6 mois | Effective sous 3 mois |
| Vérification | À l’audit suivant | Par le certificateur, dans le mois qui suit les 3 mois |
| Si rien n’est corrigé | Requalifiée en non-conformité majeure | Certification refusée (audit initial) ou suspendue (surveillance, audit complémentaire, renouvellement), puis retirée ou non renouvelée sans correction dans les 3 mois suivant la suspension |
À l’audit initial, cinq non-conformités mineures encore ouvertes au moment de la décision valent une non-conformité majeure. Aucune certification n’est délivrée tant qu’une majeure reste ouverte, mais le certificateur peut certifier les seules catégories d’actions conformes.
Arrêté du 6 juin 2019, article 1 bis (nouvel onglet)Sources et références réglementaires
- Code du travail, article R. 6316-2 (nouvel onglet)
- Arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit, version en vigueur (nouvel onglet)
- Guide de lecture du référentiel national qualité, V10, novembre 2026 (nouvel onglet)
Questions fréquentes
Peut-on changer de certificateur en cours de cycle ?
Oui, par un transfert, si votre certification n’est ni suspendue ni retirée. L’ancien certificateur transmet votre dossier sous 15 jours. Le nouveau décide sous 30 jours de reprendre la certification, d’organiser une évaluation ou de refuser. Le nouveau certificat garde l’échéance de l’ancien.
Que devient une catégorie d’actions sans activité ?
Pour les actions de formation et l’apprentissage, le certificateur retire la certification sur la catégorie à la surveillance quand aucune action n’a été réalisée depuis l’audit initial. Pour toute catégorie, le renouvellement est impossible sans nouvelle prestation depuis l’audit initial.
Relu par un auditeur Qualiopi en exercice